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English
Dearest St. Joseph Parishioners,
We are facing a significant budget deficit of approximately $56,000 at our parish. I am writing to explain where this deficit has come from and what we are going to do about it.
Current State of Parish Finances
At present, we have $250,653.72 in our bank accounts. From July through October, we have averaged $32,500 of income each month and we are budgeted to spend $37,200 each month, resulting in a $56,400 deficit over the course of a year. This deficit represents overspending our income by 13.5%.
Origin of the Deficit
In discussions with our staff, as best as I can tell our deficit comes from three places:
- Reliance on Fundraising Events – In previous years, approximately $35,000 of our parish income came from fundraising events. Unfortunately, we had to end our reliance on the Threshing Bee for lack of volunteers and our reliance on the Guadalupe celebration because the Expo center is no longer available for our use. Our primary remaining fundraising event is the Craft Bazaar, totaling about $10,000 annually.
- Increase in Professional Staffing – St. Joseph’s staffing levels before and immediately after COVID showed a lot of churn and are hard to track without a full audit of our archives. Nonetheless, the parish relied on money-saving shortcuts, like only having part-time staff members to avoid paying benefits, using the Missionary Servants of the Word to fulfill many staff functions, and keeping salaries at the minimum of the Archdiocesan pay scale.
As Pastor, I have instead favored more expertise and professional standards in staffing, which has required more full-time positions and higher salaries. I have funded this by creating a regional staff (four priests; Regional Directors of Operations, Pastoral Ministries, Finance, and Facilities; a priest scheduler; and a part-time marriage coordinator) that each parish financially supports relative to their Ordinary Income. St. Joseph is able to benefit from all of this expertise by paying 11.38% of regional costs or $114,744.09 annually.
- Loss of Rental Income – In order to recruit the Claretian priests to Whatcom County, we needed to convert one of St. Joseph’s rental houses into a priest residence for Fr. Manuel. The parish does continue to receive ½ market rent and utilities from the Claretian Order, but the other half is covered by Fr. Manuel’s ministerial activities in Whatcom County. We decided this was a worthwhile trade-off, but it results in $14,040 fewer dollars in the parish budget.
Plan of Action
- Convert Social Action Funding to a Separate Envelope – Right now, 5% of every dollar given to the parish goes towards funding Social Action. Our outreach to the poor is a Gospel mandate, so this is a perfectly appropriate thing to do. However, that mandate is for individuals, not for parish budgets, and it is also perfectly appropriate for a church to restrict its expenses only to those things necessary for church operations.
In response to this deficit, we will need to fund Social Outreach through a separate envelope or online giving category, rather than directly out of the parish budget. My hope is that this will be better for the church (by allowing for a more streamlined budget) but also for Social Action (by providing a way and a reminder for people to give directly to those programs). We made this change at Assumption in 2021, and you can read my letter to that community in my September 17, 2021 Pastor’s Note.
- Restructure the Facilities Position – For years and years, Joe Reese has been overseeing and managing the facilities work at St. Joseph. At some point during his service, the decision was made to pay him for his 10 – 20 hours per week. Unfortunately, St. Joseph cannot afford a dedicated facilities employee.
We are still in negotiations, but we are considering “regionalizing” Joe’s position and having him do maintenance work at all of our campuses (saving our parish 88% of his salary). That means he will spend significantly less time in Lynden but will still be available for immediate needs. Many of his custodial responsibilities will need to be taken on by volunteers.
- Reduce Location Manager Hours from 40 to 30 hrs per Week – Before we developed a regional staff, each location had a “PAA” (Pastoral Associate for Administration) who oversaw finances, facilities, HR, and office management. Now that we have moved many of those functions to the region, our Location Managers do not need to be full-time. This will result in the parish office only being open 4-days each week, a change we had already made for unrelated reasons.
St. Joseph (Lynden)’s FY25 income of $405,050 is similar to St. Joseph (Ferndale)’s $416,861. There are some discrepancies between the two due to how much St. Peter contributes to the Lynden office versus how much St. Anne and St. Joachim contribute to the Ferndale office. Nonetheless, because Ferndale is now operating without a deficit, many of the above changes are based on using Ferndale’s staffing level as a model for Lynden.
How You Can Help
There are two main needs I have from our parishioners.
- Continued Discernment on Tithing – My impression is that my push for percentage-based giving was a new concept for many people last year. If you have not made that switch, please consider doing so. Remember, a 2.5% tithe (what I think should be our general minimum) is one hour of labor in a 40-hour week. If you make $20/hour, please consider giving the church at least $20/week.
- Volunteer – With the restructuring of the Facilities position and a reduction in the Location Manager position, we are going to be more dependent on volunteers for the administrative needs of the parish. If you have expertise in building facilities and would like to volunteer, please contact Bert Bertschinger at bert@whatcomcatholic.org. If you would like to assist Lorena with her office tasks, please contact Lorena Duarte at lorena@stjoseph-stpeter.org.
Next Steps
Our projections indicate that these changes will get St. Joseph much closer to a balanced budget. However, we are going to reevaluate after we have finalized our January numbers (which should reflect any potentially increased tithes). If the budget continues to struggle, I will consult the Finance Council about what other steps they would recommend. The most likely change would be a continued reduction in front office hours.
Thank you for your continued generosity to our parish and for your continued dedication to the Lord.
Spanish
Queridos feligreses de San José,
Nos enfrentamos a un déficit presupuestario significativo de aproximadamente 56.000 dólares en nuestra parroquia. Escribo para explicar de dónde proviene este déficit y qué vamos a hacer al respecto.
Estado actual de las finanzas parroquiales
Actualmente, tenemos 250.653 dólares en nuestras cuentas bancarias. De julio a octubre, hemos tenido una media de ingresos de 32.500 dólares cada mes y se presupuesta que gastaremos 37.200 dólares cada mes, lo que resulta en un déficit de 56.400 dólares a lo largo del año. Este déficit representa un gasto excesivo de nuestros ingresos en un 13,5%.
Origen del déficit
En conversaciones con nuestro personal, por lo que puedo ver, nuestro déficit proviene de tres aspectos:
- Dependencia de eventos de recaudación de fondos – En años anteriores, aproximadamente 35.000 dólares de los ingresos parroquiales provenían de eventos de recaudación de fondos. Desafortunadamente, tuvimos que dejar de depender de la Threshing Bee por falta de voluntarios y de la celebración de Guadalupe porque el Expo Center ya no está disponible para nuestro uso. Nuestro principal evento de recaudación de fondos restante es el Craft Bazaar, que suma unos 10.000 dólares anuales.
- Aumento del personal profesional – Los niveles de personal de San José antes e inmediatamente después del COVID mostraron mucha rotación y son difíciles de rastrear sin una auditoría completa de nuestros archivos. No obstante, la parroquia dependía de atajos para ahorrar dinero, como tener solo personal a tiempo parcial para evitar pagar beneficios, usar a los Misioneros Servidores de la Palabra para cumplir muchas funciones del personal y mantener los salarios en el mínimo de la escala salarial arquidiocesana.
Como pastor, he preferido más experiencia y estándares profesionales en el personal, lo que ha requerido más puestos a tiempo completo y salarios más altos. He financiado esto creando un equipo regional (cuatro sacerdotes; Directores Regionales de Operaciones, Ministerios Pastorales, Finanzas e Instalaciones; programadora de eventos para sacerdotes; y un coordinador matrimonial a tiempo parcial) que cada parroquia apoya económicamente en relación con su Ingreso Ordinario. San José puede beneficiarse de toda esta experiencia pagando el 11,38% de los costes regionales o 114.744,09 dólares anuales.
- Pérdida de ingresos por alquiler – Para reclutar a los sacerdotes claretianos para el condado de Whatcom, necesitábamos convertir una de las casas de alquiler de San José en una residencia sacerdotal para el padre Manuel. La parroquia sigue recibiendo la mitad del alquiler de mercado y los servicios de la Orden Claretiana, pero la otra mitad está cubierta por las actividades ministeriales del padre Manuel en el condado de Whatcom. Decidimos que era un intercambio que merecía la pena, pero resulta en 14.040 dólares menos en el presupuesto de la parroquia.
Plan de acción
- Convertir la financiación de la Acción Social en un sobre separado – Actualmente, el 5% de cada dólar entregado a la parroquia se destina a financiar la Acción Social. Nuestro trabajo de acercamiento a los pobres es un mandato del Evangelio, así que esto es algo perfectamente apropiado. Sin embargo, ese mandato es para personas, no para los presupuestos parroquiales, y también es perfectamente apropiado que una iglesia limite sus gastos solo a las cosas necesarias para su funcionamiento.
En respuesta a este déficit, tendremos que financiar la Acción Social mediante un sobre separado o una categoría de donaciones online, en lugar de directamente del presupuesto parroquial. Mi esperanza es que esto sea mejor para la iglesia (permitiendo un presupuesto más ágil) pero también para la Acción Social (proporcionando una vía y un recordatorio para que la gente done directamente a esos programas). Hicimos este cambio en Assumption en 2021, y puedes leer mi carta a esa comunidad en mi Nota del Pastor del 17 de septiembre de 2021.
- Reestructurar el puesto de instalaciones – Durante años y años, Joe Reese ha supervisado y gestionado el trabajo de instalaciones en San José. En algún momento durante su servicio, se decidió pagarle por sus 10 – 20 horas semanales. Desafortunadamente, St. Joseph no puede permitirse un empleado dedicado a las instalaciones.
Todavía estamos en negociaciones, pero estamos considerando “regionalizar” el puesto de Joe y que haga trabajo de mantenimiento en todos nuestros campus (ahorrando a nuestra parroquia el 88% de su salario). Eso significa que pasará mucho menos tiempo en Lynden, pero seguirá disponible para necesidades inmediatas. Muchas de sus responsabilidades de custodia deberán ser asumidas por voluntarios.
- Reducir las horas de Gestor de Ubicación de 40 a 30 horas por semana – Antes de formar un equipo regional, cada ubicación tenía un “APA” (Asociado Pastoral para la Administración) que supervisaba las finanzas, instalaciones, recursos humanos y gestión de oficina. Ahora que hemos trasladado muchas de esas funciones a la región, nuestros Gestores de Ubicación no necesitan estar a tiempo completo. Esto hará que la oficina parroquial solo abra 4 días a la semana, un cambio que ya habíamos hecho por razones no relacionadas.
Los ingresos de San José (Lynden) en el año fiscal 25 de 405.050 dólares son similares a los 416.861 dólares de San José (Ferndale). Existen algunas discrepancias entre ambos debido a cuánto aporta San Pedro a la oficina de Lynden frente a cuánto aportan Santa Ana y San Joaquín a la oficina de Ferndale. No obstante, dado que Ferndale ahora funciona sin déficit, muchos de los cambios anteriores se basan en utilizar el nivel de personal de Ferndale como modelo para Lynden.
Cómo puedes ayudar
Hay dos necesidades principales que tengo por parte de nuestros feligreses.
- Discernimiento continuo sobre el diezmo – Mi impresión es que mi impulso por las donaciones basadas en porcentaje fue un concepto nuevo para muchas personas el año pasado. Si no has hecho ese cambio, por favor considera hacerlo. Recuerda, un diezmo del 2,5% (lo que creo que debería ser nuestro mínimo general) es una hora de trabajo en una semana de 40 horas. Si ganas 20 dólares la hora, por favor considera dar a la iglesia al menos 20 dólares a la semana.
- Voluntario – Con la reestructuración del puesto de Instalaciones y la reducción del puesto de Gestor de Ubicación, vamos a depender más de los voluntarios para las necesidades administrativas de la parroquia. Si tienes experiencia en la construcción de instalaciones y te gustaría ser voluntario, por favor contacta con Bert Bertschinger en bert@whatcomcatholic.org. Si desea ayudar a Lorena con sus tareas de oficina, por favor contacte con Lorena Duarte en lorena@stjoseph-stpeter.org.
Próximos pasos
Nuestras proyecciones indican que estos cambios acercarán mucho más a San José a un presupuesto equilibrado. Sin embargo, vamos a reevaluar una vez que hayamos finalizado los números de enero (que deberían reflejar posibles aumentos en los diezmos). Si el presupuesto sigue teniendo dificultades, consultaré con el Consejo de Finanzas sobre qué otras medidas recomendarían. El cambio más probable sería una reducción continua del horario de oficina.
Gracias por vuestra continua generosidad hacia nuestra parroquia y por vuestra dedicación constante al Señor.
Fr. Moore 